Kalbar Sepekan – Banyak orang masih menganggap HRD dan HRGA adalah hal yang sama. Wajar saja, keduanya sama-sama berada di bawah payung divisi HR dan sama-sama berurusan dengan hal yang berkaitan dengan karyawan. Tapi kalau dilihat lebih dalam, keduanya punya fokus kerja, tanggung jawab, dan KPI yang cukup berbeda.
Memahami perbedaan ini penting, terutama bagi perusahaan yang sedang merancang struktur organisasi HR atau ingin memastikan tidak ada fungsi yang tumpang tindih maupun terlewat.
Dari Mana Kebingungan Ini Berasal?
Kebingungan ini sebagian besar terjadi karena di perusahaan kecil, satu orang atau satu tim kecil sering merangkap kedua fungsi sekaligus. Akibatnya, batas dari perbedaan HRD dan HRGA dalam perusahaan jadi kabur dan dianggap satu kesatuan.
Padahal saat perusahaan mulai berkembang, pemisahan dua fungsi ini menjadi sangat relevan untuk menjaga efisiensi dan akuntabilitas kerja di divisi HR.
“Di banyak perusahaan, HRD dan HRGA masih sering dianggap sama, padahal cakupan kerja, KPI, dan fokus operasionalnya berbeda.”
—- Nathalie Aurelia, Senior Technical Writer di Total
HRD: Fokus pada Pengembangan Manusia
HRD atau Human Resource Development adalah fungsi HR yang berfokus pada sisi pengembangan sumber daya manusia di dalam perusahaan. Kalau HRD bekerja dengan baik, karyawan tumbuh, produktivitas meningkat, dan perusahaan punya fondasi talenta yang kuat untuk jangka panjang.
Berikut beberapa tanggung jawab utama yang umumnya diemban oleh fungsi HRD:
- Rekrutmen dan seleksi karyawan : mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja, proses wawancara, hingga onboarding karyawan baru
- Pelatihan dan pengembangan kompetensi : merancang program pembelajaran yang relevan dengan kebutuhan bisnis dan perkembangan karier karyawan
- Manajemen kinerja : mengelola sistem penilaian performa, menetapkan KPI, dan memastikan evaluasi berjalan secara objektif dan konsisten
- Perencanaan karier dan suksesi : mengidentifikasi potensi karyawan dan menyiapkan jalur pengembangan yang selaras dengan kebutuhan organisasi
- Budaya dan keterlibatan karyawan : membangun lingkungan kerja yang kondusif dan memastikan karyawan tetap termotivasi dan engaged
HRGA: Fungsi yang Menjaga Roda Operasional Tetap Berputar
HRGA atau Human Resource General Affairs adalah fungsi yang memastikan seluruh kebutuhan administratif dan operasional perusahaan berjalan lancar. Jika HRD berfokus pada pengembangan manusianya, HRGA lebih berfokus pada pengelolaan sistem, fasilitas, dan kepatuhan administratif yang mendukung jalannya operasional harian.
Perbedaan HRD dan HRGA dalam perusahaan perlu dipahami secara jelas agar pembagian tugas di divisi HR bisa berjalan efektif, khususnya antara fungsi yang mengelola pengembangan karyawan dan fungsi yang menangani kebutuhan operasional serta urusan umum.
Tanggung jawab umum yang dikelola oleh fungsi HRGA meliputi:
- Administrasi kepegawaian : pengelolaan dokumen kontrak, data karyawan, absensi, hingga penggajian
- Kepatuhan ketenagakerjaan : memastikan perusahaan memenuhi regulasi pemerintah terkait ketenagakerjaan, BPJS, pajak penghasilan, dan peraturan lainnya
- Pengelolaan fasilitas dan aset kantor : termasuk pemeliharaan gedung, kendaraan operasional, peralatan kerja, dan kebutuhan logistik harian
- Hubungan industrial : menangani komunikasi dengan serikat pekerja, mediasi konflik, dan memastikan keharmonisan hubungan kerja
- Pengadaan kebutuhan operasional : koordinasi dengan vendor untuk kebutuhan alat tulis, seragam, dan perlengkapan kantor lainnya
Studi Kasus: PT Andalan Manufaktur Indonesia
Disclaimer: Studi kasus ini bersifat fiktif dan dibuat untuk tujuan ilustrasi guna mempermudah pemahaman mengenai perbedaan HRD dan HRGA
PT Andalan Manufaktur adalah perusahaan manufaktur komponen otomotif dengan sekitar 350 karyawan. Selama bertahun-tahun, fungsi HRD dan HRGA dijalankan oleh satu departemen tanpa pemisahan yang jelas. Hasilnya, tim HR kewalahan dan banyak hal tidak tertangani dengan baik. Program pelatihan sering tertunda karena tim sibuk mengurus administrasi, sementara dokumen ketenagakerjaan juga kerap terlambat diproses karena SDM yang sama harus mengerjakan evaluasi kinerja.
Setelah melakukan restrukturisasi dengan memisahkan tim HRD dan HRGA secara resmi, situasinya berubah cukup signifikan. Tim HRD bisa fokus merancang program pengembangan karyawan dan sistem penilaian kinerja yang lebih terstruktur. Di sisi lain, tim HRGA dapat mengelola administrasi kepegawaian dan kepatuhan regulasi dengan lebih konsisten dan tepat waktu.
Dalam enam bulan setelah pemisahan, tingkat keterlambatan dokumen administrasi turun drastis dan pelaksanaan program pelatihan meningkat frekuensinya. Pemisahan yang tampak sederhana ini ternyata memberi dampak operasional yang cukup besar.
Kesimpulan
Tidak semua perusahaan langsung butuh dua tim terpisah. Untuk bisnis dengan jumlah karyawan di bawah 50 orang, satu tim HR yang merangkap kedua fungsi masih bisa berjalan dengan baik.
Namun ketika perusahaan mulai tumbuh, baik dari sisi jumlah karyawan, lokasi operasional, maupun kompleksitas regulasi, pemisahan fungsi HRD dan HRGA menjadi langkah yang perlu dipertimbangkan secara serius. Tujuannya bukan sekadar pembagian tugas, tapi memastikan setiap fungsi punya fokus dan akuntabilitas yang jelas.
Perusahaan yang berhasil mengelola kedua fungsi ini dengan baik biasanya memiliki karyawan yang lebih berkembang sekaligus operasional HR yang lebih rapi dan patuh terhadap regulasi.
Penulis : Charis D | Editor : Multi J
